Что дает электронный архив документов

Что дает электронный архив документов?

Архив организации это важнейшее структурное подразделение для документооборота предприятия. Архив для хранения документов может формироваться вручную и автоматически. Вы можете использовать "Робот" для архива документов. "Робот" позволяет автоматически создать архив с документами при загрузке их в 1С. Формирование архива документов в организации автоматизируется, что делает архив более эффективным чем бумажный. Ведение архива, работа с архивом документов, архивная работа в организации радикально упрощается. Уменьшаются трудозатраты на поиск нужных документов в архиве. Формируется единая база входящих документов. Использование документов в архиве организации становится эффективнее. Ускоряет предоставление сканов документов по запросу, выгрузка документов по отбору осуществляется моментально. В "Роботе" архивированный документ это пачка сканов составляющих документ загруженная в его базу в связке с документом в 1С. Документ из архива электронных документов извлекается мгновенно. Автоматически наводится порядок в документах. Можно контролировать возврат документов по наличию сканов исходящих и входящих документов в электронном архиве. Можно всегда узнать если нет оригиналов документов(актов, накладных). Можно отобрать отсутствующие документы. Можно выгрузить документ из 1с в архивный файл со сканами. "Робот" может использоваться как дешёвая и эффективная программа для электронных документов, программа для архива документов, улучшающая контроль документооборота.

Упрощение налоговых проверок

Первичные проверки - это проверки, осуществляемые впервые по данным налогам за проверяемый период. "Робот" позволяет упростить и ускорить прохождение налоговых проверок первичных документов, а также автоматизировать порядок проверки документов. Из "Робота" можно быстро выгрузить документы для камеральной налоговой проверки по п 3 ст 88 НК РФ . Также арифметическая проверка бухгалтерских документов упрощается и автоматизируется уже на этапе автоматической загрузки "Роботом" документов в 1С. Когда при расхождении соотношение произведения количества и цены и суммы свыше допустимого уровня, не заполняются соответствующие показатели в строке.
"Робот" поможет привести документы в порядок.

Чем занимается архив?

Архив учреждения хранит документы и предоставляет их по запросу. "Робот" позволяет хранить сканы документов в электронном виде и моментально выгружать их по запросу. "Робот" снижает требования к помещению архива, так как необязательно обеспечивать оперативный доступ к бумажным документам и архивное помещение может быть проще оборудовано.